Obbligo di conservazione delle fatture elettroniche: servizio gratuito delle Entrate, copia informatica, archiviazione cartacea o digitale.

25 settembre 2018

L’obbligo di fatturazione elettronica sta per diventare una realtà per tutti: dal 2019, difatti, entrerà in vigore l’obbligo di emettere fattura elettronica tra privati per imprese e professionisti. In buona sostanza, se sei un professionista, o un imprenditore, ed emetti fatture alle imprese o ai liberi professionisti, dal 1° gennaio 2019 dovrai inviarla in forma elettronica. L’obbligo di fatturazione elettronica, tra l’altro, è già in vigore per chi deve inviare fatture agli enti pubblici: in questo caso, devi creare una fattura PA e inoltrarla tramite il sistema d’interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Se scarichi le spese del carburante, poi, dal 1° luglio 2018 devi essere in grado di ricevere la fattura elettronica dal distributore. Ma come si conserva la fattura elettronica? Esiste un apposito servizio dell’Agenzia delle Entrate, oppure si possono stampare le fatture e archiviare in pdf, o in formato cartaceo? Questo è un problema per molte imprese e per molti professionisti, che sono già destinatari di fatture elettroniche. Dopo aver ricordato i punti essenziali della fatturazione elettronica, cerchiamo allora di capire come conservare la fattura elettronica.

Che cos’è la fattura elettronica?

Ricordiamo innanzitutto che cos’è la fattura elettronica. Il Decreto Iva [1] la definisce come fattura emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico.

Le 3 caratteristiche fondamentali della fattura elettronica sono:

• integrità: Il destinatario deve essere assolutamente certo che il contenuto non sia stato alterato in fase di emissione e trasmissione dei dati. Il documento deve quindi essere integro;
• autenticità: il destinatario deve essere assolutamente certo che la fattura provenga da chi l’ha emessa;
• leggibilità: il documento deve essere disponibile e visualizzabile, anche tramite un processo di conversione del formato, in forma leggibile per l’uomo su di uno schermo.

L’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto possono essere garantite:

• con sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile fra la fattura e la cessione dei beni o la prestazione dei servizi;
• con apposizione di firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente;
• con sistemi di trasmissione elettronica dei dati;
• con altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.

Che cos’è la fattura PA?

La fattura PA è la fattura elettronica che deve essere trasmessa alla Pubblica Amministrazione (per cessione di beni o prestazione di servizi effettuate nei confronti di un Ente pubblico).

La fattura PA deve avere le seguenti caratteristiche:

• rispondere ai requisiti della fattura elettronica e poter essere trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SDI);
• essere in formato XML, unico formato ad essere accettato dal Sistema di Interscambio;
• essere contrassegnata dalla firma elettronica qualificata di chi emette la fattura apposta al formato XML;
• essere contrassegnata dal codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura, come riportato nell’ Indice della Pubblica Amministrazione (IPA, una sorta di elenco contenente gli “indirizzi elettronici” degli enti pubblici);
• se la fattura si riferisce a cessione di beni o prestazione di servizi oggetto di un bando pubblico o di una commessa aggiudicata, deve recare il Codice unico di progetto (CUP) assegnato dalla PA;
• essere inviata tramite Pec con le modalità previste dalla norma attuativa.

Che cos’è il sistema d’interscambio?

Il Sistema d’interscambio è una sorta di “postino virtuale” fornito dalle Entrate, attraverso cui si trasmettono e ricevono le fatture PA, che:

• fornisce i servizi di accreditamento al sistema stesso;
• riceve le fatture elettroniche trasmesse;
• convalida e gestisce i flussi delle fatture;
• indirizza le fatture all’Ente destinatario;
• notifica l’esito dei flussi tramite ricevute.

L’automazione di questi processi è possibile grazie al formato XML del documento: il formato PDF non può integrare una fattura elettronica perché non consente la lettura automatica dei dati e l’invio diretto alla PA interessata.

Come si conserva la fattura elettronica?

Ad oggi destinatari delle fatture elettroniche possono scegliere tra tre modalità alternative di conservazione, a seconda della categoria di appartenenza e delle modalità con cui i documenti sono inviati:

• il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate;
• l’archiviazione delle copie informatiche delle fatture elettroniche;
• l’archiviazione delle copie in formato cartaceo o digitale.

Conservazione della fattura elettronica col servizio delle Entrate

La conservazione della fattura elettronica attraverso il servizio delle Entrate dovrà essere adottata dal prossimo anno, quando tutte le fatture saranno elettroniche; questa modalità di conservazione è indicata in un recente provvedimento dell’Agenzia delle Entrate [1].

Si tratta, in parole semplici, della possibilità di conservare elettronicamente le fatture ricevute dal Servizio di interscambio (Sdi), utilizzando un servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia.

Per utilizzare queste modalità di conservazione, l’impresa deve aderire all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata sul sito web dell’agenzia delle Entrate, accedendo autonomamente, o tramite intermediario abilitato, con delega.

Conservazione della fattura elettronica con copia informatica del documento

La seconda modalità di conservazione, indicata da una recente circolare delle Entrate [2], consiste nell’archiviazione delle fatture elettroniche con copie informatiche, in uno dei formati consentiti: pdf, jpg, txt, considerati idonei ai fini della conservazione.

In pratica, se il professionista o l’impresa dispone di un sistema di conservazione sostitutiva, che adotta per le proprie fatture, può utilizzarlo anche per le fatture elettroniche, dopo aver proceduto alla loro conversione in formato leggibile, come il “Pdf”, unitamente a tutti i documenti fiscali.

Conservazione della fattura elettronica con copia cartacea o digitale

La terza modalità di conservazione riguarda le fatture elettroniche ricevute oggi dalla generalità delle imprese e dei professionisti, in quanto non ancora obbligati alla fatturazione elettronica.

Imprese e professionisti, ad oggi, non possono essere obbligati a ricevere fatture elettroniche, in assenza di un’accettazione manifesta, quindi dell’opzione per la ricezione delle fatture in formato elettronico.

Se, però, il fornitore di un’azienda o di un professionista emette comunque fattura elettronica, e il destinatario non l’accetta attraverso il sistema d’interscambio, deve inviare la fattura in formato cartaceo o digitale (Pdf).

In questo caso, il destinatario è libero di conservare la fattura cartacea o di portarla in conservazione sostitutiva secondo le regole tecniche previste dalla normativa vigente.

[1] Agenzia Entrate, provvedimento n.89757/2018.

[2] Agenzia Entrate, circ. n.13/2018, risp.3.2.

Fonte articolo: sito web La Legge per Tutti del 24/09/2018, autore Noemi Secci, url https://www.laleggepertutti.it/233035_come-conservare-la-fattura-elettronica