Fattura elettronica obbligatoria dal 1° gennaio 2019: quali sono i nuovi obblighi per imprese e professionisti, che cosa cambia.

Addio alla fattura cartacea: dal 1° gennaio 2019, le fatture emesse per cessioni di beni e prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti in Italia potranno essere soltanto elettroniche, anche se l’operazione avviene fra una partita Iva (azienda, ente, professionista) e un consumatore finale. Lo stabilisce la legge di Bilancio 2018; l’obbligo di fatturazione elettronica, tra l’altro, è già in vigore per chi deve inviare fatture agli enti pubblici. Per chi scarica le spese del carburante, poi, dal 1° luglio 2018 è obbligatorio (salvo i casi di esonero provvisorio, sino al 31 dicembre 2018) a ricevere la fattura elettronica dal distributore. Sono esonerati dall’emissione della fattura elettronica solo gli operatori che rientrano nel regime di vantaggio e in quello forfettario, oltre che i piccoli produttori agricoli: gli appartenenti alle prime due categorie, se vogliono, possono comunque emettere fatture elettroniche, secondo le regole indicate dall’Agenzia delle Entrate [1].

Ma che cosa cambia con la fattura elettronica? Basta inviare una fattura via mail perché sia considerata elettronica? Come si fattura agli enti pubblici? Come funziona il sistema d’interscambio Sdi? Come ci si abilita per ricevere una fattura elettronica? Facciamo il punto della situazione sulla fattura elettronica: come abilitarsi ai servizi delle Entrate, come creare, inviare e monitorare la fattura elettronica e la fattura PA, come ricevere le fatture elettroniche.

Che cos’è la fattura elettronica?

Chiariamo innanzitutto che cos’è la fattura elettronica. Il Decreto Iva [2] la definisce come fattura emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico.

Le 3 caratteristiche fondamentali della fattura elettronica sono:

• integrità: il destinatario deve essere assolutamente certo che il contenuto non sia stato alterato in fase di emissione e trasmissione dei dati; il documento deve quindi essere integro;
• autenticità: il destinatario deve essere assolutamente certo che la fattura provenga da chi l’ha emessa;
• leggibilità: il documento deve essere disponibile e visualizzabile, anche tramite un processo di conversione del formato, in forma leggibile per l’uomo su di uno schermo.

L’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto possono essere garantite:

• con sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile fra la fattura e la cessione dei beni o la prestazione dei servizi;
• con apposizione di firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente;
• con sistemi di trasmissione elettronica dei dati;
• con altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.

Che cos’è la fattura PA?

La fattura PA è la fattura elettronica che deve essere trasmessa alla Pubblica Amministrazione (per cessione di beni o prestazione di servizi effettuate nei confronti di un Ente pubblico).

La fattura PA deve avere le seguenti caratteristiche:

• rispondere ai requisiti della fattura elettronica e poter essere trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SDI);
• essere in formato XML, unico formato ad essere accettato dal Sistema di Interscambio;
• essere contrassegnata dalla firma elettronica qualificata di chi emette la fattura apposta al formato XML;
• essere contrassegnata dal codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura, come riportato nell’ Indice della Pubblica Amministrazione (IPA, una sorta di elenco contenente gli “indirizzi elettronici” degli enti pubblici);
• se la fattura si riferisce a cessione di beni o prestazione di servizi oggetto di un bando pubblico o di una commessa aggiudicata, deve recare il Codice unico di progetto(CUP) assegnato dalla PA;
• essere inviata tramite Pec con le modalità previste dalla norma attuativa.

Che cos’è il sistema d’interscambio?

Il Sistema d’interscambio è una sorta di “postino virtuale”, attraverso cui si trasmettono e ricevono le fatture PA, e dal 2019 tutte le fatture elettroniche; in particolare:

• fornisce i servizi di accreditamento al sistema stesso;
• riceve le fatture elettroniche trasmesse;
• convalida e gestisce i flussi della fatture;
• indirizza le fatture all’ente destinatario;
• notifica l’esito dei flussi tramite ricevute.

L’automazione di questi processi è possibile grazie al formato XML del documento: il formato PDF non può integrare una fattura elettronica perché non consente la lettura automatica dei dati e l’invio diretto al destinatario.

Che cosa cambia dal 2019 per la fattura elettronica?

Dal 2019, tutte le fatture emesse per cessioni di beni e prestazioni di servizi, tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, potranno essere soltanto elettroniche. La fattura elettronica deve essere redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone e trasmessa elettronicamente al cliente attraverso il sistema di interscambio Sdi.

La struttura della fattura elettronica non è diversa da quella della struttura cartacea: i dati da riportare sono infatti gli stessi, oltre all’indirizzo telematico del cliente (codice destinatario o indirizzo pec) al quale inviare il documento.

Per inviare la fattura elettronica, il fisco mette a disposizione una procedura web attraverso il sito delle Entrate, un software scaricabile su pc e un’app per tablet e smartphone. Si possono usare anche i software reperibili sul mercato, a patto che siano compatibili con le specifiche tecniche indicate dal fisco.

Il sistema di interscambio Sdi verifica se la fattura contiene i dati obbligatori ai fini fiscali e l’indirizzo telematico del cliente, cioè il codice destinatario o l’indirizzo di posta elettronica certificata.

Trasmissione telematica di fatture e corrispettivi

La fattura elettronica per le operazioni tra privati e la trasmissione tramite Sistema d’Interscambio costituiscono solo una dei passi nella “rivoluzione” degli adempimenti. Dal 1° gennaio 2017, difatti, i contribuenti possono optare per la trasmissione in via telematica all’Agenzia delle Entrate di tutte le operazioni in entrata e in uscita.

Sono comprese anche le operazioni certificate da ricevute e scontrini: i corrispettivi giornalieri, difatti, possono essere memorizzati elettronicamente e trasmessi telematicamente all’Agenzia delle Entrate, senza più necessità, per il commerciante, di emettere lo scontrino.

Optare per la trasmissione elettronica delle operazioni comporta una lunga serie di vantaggi in termini di adempimenti burocratici, come l’accesso in via prioritaria ai rimborsi Iva e l’assistenza fiscale.

Niente registri Iva

Gli operatori Iva in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture, grazie all’obbligo di fatturazione elettronica non devono più tenere i registri ad hoc.
Operatori economici e consumatori finali possono acquisire una copia delle fatture elettroniche emesse e ricevute grazie a un sistema offerto dal portale delle Entrate Fatture e Corrispettivi, al quale bisogna registrarsi con credenziali Spid, Cns o Fisconline/Entratel.

Coloro che emettono e ricevono solo fatture, effettuando e ottenendo pagamenti tracciabili sopra i 500 euro, si vedono ridurre di due anni i termini di decadenza dell’accertamento fiscale.

Quando deve essere emessa la fattura elettronica?

La fattura elettronica può essere anche differita, cioè emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui è effettuata l’operazione, in conformità a quanto previsto dal decreto Iva [3]. In questo modo c’è più tempo per la trasmissione allo Sdi, ma al momento dell’operazione bisogna rilasciare al cliente un documento di trasporto o equipollente, anche cartaceo.

Come si accede al servizio fatture e corrispettivi?

È possibile accedere direttamente ai servizi di fatturazione, previa autenticazione, collegandosi al sito Iva servizi (https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/ser/).

Una volta selezionata l’utenza di lavoro, si deve andare al servizio fatturazione. Si accede così al servizio fatture e corrispettivi.

Come si firma la fattura elettronica?

Una volta generata la fattura elettronica, deve essere salvata in formato xml (gli strumenti del portale Fatture e Corrispettivi generano direttamente il file in xml, quindi non hai necessità di convertirla).

La fattura deve poi essere firmata col proprio dispositivo di firma elettronica.

Una volta collegato il dispositivo di firma (un lettore di smart card, ovviamente con la carta inserita, o una penna usb), e scaricato l’apposito software per la firma elettronica (Dike, Firma Certa), posizionandosi sul file XML salvato con il tasto destro del mouse, si può scegliere la voce Firma (non è necessario firmare e marcare).

Il sistema chiede poi di scegliere tra l’estensione .xml o .p7m.

Bisogna poi firmare il documento digitando il codice pin che è stato fornito col dispositivo di firma.

Come si invia la fattura elettronica?

Firmato il documento, dal sito Iva servizi delle Entrate ci si deve posizionare, in Fatture e corrispettivi, sulla maschera Trasmissione e scegliere il file firmato.

Dopo aver cliccato su “invia”, apparirà la conferma di avvenuta trasmissione, con data e ora operazione e codice Id del file trasmesso (spesso si deve attendere qualche minuto che il sistema elabori l’invio).

Le fatture inviate possono essere monitorate dal portale Iva servizi, fatture e corrispettivi. Per quanto riguarda la fattura PA, può essere monitorata dal sito “Sdi.fatturaPA.gov.it-strumenti- monitorare la fattura PA”. Da questo canale è possibile anche controllare le fatture ricevute, se si è un ente pubblico.

Come si riceve la fattura elettronica?

Chi è accreditato ai canali SdiCoop o SdiFtp può ricevere le fatture elettroniche su questi canali dedicati; diversamente, si deve avere una casella di posta elettronica certificata. L’indirizzo pec deve essere comunicato al fornitore e la fattura viene recapitata direttamente sulla Pec.

Per evitare l’invio della Pec al fornitore, è possibile preregistrarsi con la funzionalità web «Registrazione delle modalità prescelte per la ricezione delle fatture» accessibile dal servizio «Fatture e corrispettivi».

Come si conserva la fattura elettronica?

Ad oggi destinatari delle fatture elettroniche possono scegliere tra tre modalità alternative di conservazione, a seconda della categoria di appartenenza e delle modalità con cui i documenti sono inviati:

• il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate;
• l’archiviazione delle copie informatiche delle fatture elettroniche;
• l’archiviazione delle copie in formato cartaceo o digitale.

Conservazione della fattura elettronica col servizio delle Entrate

La conservazione della fattura elettronica attraverso il servizio delle Entrate deve essere adottata dal 2019, quando tutte le fatture saranno elettroniche; questa modalità di conservazione è indicata in un recente provvedimento dell’Agenzia delle Entrate [1].

Si tratta, in parole semplici, della possibilità di conservare elettronicamente le fatture ricevute dal Servizio di interscambio (Sdi), utilizzando un servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia.

Per utilizzare queste modalità di conservazione, l’impresa deve aderire all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata sul sito web dell’agenzia delle Entrate, accedendo autonomamente, o tramite intermediario abilitato, con delega.

Conservazione della fattura elettronica con copia informatica del documento

La seconda modalità di conservazione, indicata da una recente circolare delle Entrate [4], consiste nell’archiviazione delle fatture elettroniche con copie informatiche, in uno dei formati consentiti: pdf, jpg, txt, considerati idonei ai fini della conservazione.

In pratica, se il professionista o l’impresa dispone di un sistema di conservazione sostitutiva, che adotta per le proprie fatture, può utilizzarlo anche per le fatture elettroniche, dopo aver proceduto alla loro conversione in formato leggibile, come il “Pdf”, unitamente a tutti i documenti fiscali.

Conservazione della fattura elettronica con copia cartacea o digitale

La terza modalità di conservazione riguarda le fatture elettroniche ricevute oggi dalla generalità delle imprese e dei professionisti, in quanto non ancora obbligati alla fatturazione elettronica.

Imprese e professionisti, ad oggi, non possono essere obbligati a ricevere fatture elettroniche, in assenza di un’accettazione manifesta, quindi dell’opzione per la ricezione delle fatture in formato elettronico.

Se, però, il fornitore di un’azienda o di un professionista emette comunque fattura elettronica, e il destinatario non l’accetta attraverso il sistema d’interscambio, deve inviare la fattura in formato cartaceo o digitale (Pdf). In questo caso, il destinatario è libero di conservare la fattura cartacea o di portarla in conservazione sostitutiva secondo le regole tecniche previste dalla normativa vigente.

Che cosa succede se non si invia la fattura elettronica?

Se la fattura è predisposta e inviata al cliente con formato diverso dallo xml, o in modalità differente da quelle dello Sdi indicate dal provvedimento delle Entrate, scattano sanzioni a carico del fornitore e l’indetraibilità Iva per il cliente.