L’alternativa all’acquisto di un registratore telematico è la procedura web gratuita disponibile sul portale dell’Agenzia delle Entrate. A chi è adatta?

Gli scontrini e le ricevute fiscali ai quali siamo abituati da tanti anni stanno scomparendo: dal 1° gennaio 2020 saranno sostituiti dal nuovo scontrino elettronico. L’obbligo era entrato in vigore già dal 1° luglio scorso, ma solo per i commercianti ed esercenti con volume d’affari superiore a 400 mila euro. Adesso, invece, lo scontrino elettronico riguarderà senza eccezioni tutti coloro che devono documentare fiscalmente le cessioni di beni avvenute, o le prestazioni di servizi effettuate: si tratta di un milione e mezzo di piccole partite Iva italiane, dai bar ai negozi di vendita al dettaglio, fino agli artigiani come gli idraulici o i carrozzieri.

Sicuramente, sai che per redigere lo scontrino è indispensabile un registratore di cassa. Ma quelli vecchi non funzioneranno più, a meno che non siano di un modello molto recente e già predisposti (caso raro). In questi giorni, molti commercianti, artigiani e lavoratori autonomi si stanno preoccupando di come adeguarsi alla nuova modalità telematica. Se sei tra questi, ti starai chiedendo come fare, e soprattutto, per prima cosa se dovrai sostituire il tuo vecchio registratore di cassa o modificarlo per renderlo compatibile, oppure, se sei un artigiano che compilava solo ricevute fiscali, se dovrai acquistarne uno nuovo per la prima volta.

In tutti questi casi, devi sapere che non sei obbligato a farlo: c’è un’alternativa al registratore telematico, perfettamente valida dal punto di vista fiscale, e che puoi scegliere in piena libertà. Si tratta della procedura web messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate; ti spiegheremo cos’è e come funziona e, da qui, potrai valutare se la ritieni un’opzione conveniente ed adatta al tipo di attività che eserciti ed alla clientela che hai.

Lo scontrino elettronico

Il nuovo scontrino elettronico ha un’unica caratteristica che lo rende differente da quello tradizionale: la trasmissione al Fisco dei dati relativi agli incassi – parliamo di ogni singolo incasso ottenuto da una cessione di beni o prestazione di servizi pagata dall’acquirente – avviene in via telematica, mentre finora si “batteva cassa” essenzialmente in forma cartacea, anche se poi la memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi potevano avvenire attraverso un sistema telematico.

D’ora in poi, invece, il flusso dei dati che l’esercente o l’artigiano inserisce nel sistema si crea subito in formato digitale e in tal modo arriva, mediante il web, direttamente all’Agenzia delle Entrate. Per fare questo, occorre uno strumento tecnologico, un dispositivo adatto. Per questo sono stati realizzati i nuovi registratori di cassa telematici, che sono chiamati RT. Sono molto simili per forma e dimensioni ai vecchi registratori di cassa, ma hanno la capacità di connettersi ad internet e di indirizzare i dati nel sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate.

Il registratore telematico

Ce ne sono di vari tipi, sia fissi che portatili, questi ultimi adatti ad esempio a chi effettua spesso vendite o prestazioni di servizi presso il domicilio dei clienti e, quindi, viene pagato fuori dal negozio, quando consegna la merce o termina il lavoro. È in questo momento, quello in cui si riceve il pagamento, che scatta l’obbligo di emettere lo scontrino, così si è pensato a venire incontro alle esigenze di commercianti ed artigiani offrendo la soluzione del dispositivo portatile.

Ma i costi di acquisto di questi nuovi dispositivi, o di adeguamento tecnologico di quelli esistenti, potrebbero essere proibitivi per commercianti e artigiani, specialmente se di dimensioni molto piccole. Si tratta, infatti, di dover spendere almeno qualche centinaio di euro, e il problema è aggravato dal fatto che non esiste ancora un mercato dell’usato per questi prodotti.

Vero è che lo Stato riconosce un contributo, sotto forma di credito d’imposta per l’acquisto del registratore telematico o per l’adattamento del vecchio registratore di cassa, con un bonus che ammonta al 50% della spesa sostenuta per ogni apparecchio, fino a un massimo di 250 euro in caso di acquisto e di 50 euro in caso di adattamento; ma si tratta comunque di pagare prima e di essere rimborsati poi (il credito è utilizzabile a partire dalla prima liquidazione periodica dell’Iva successiva al mese in cui è stata registrata la fattura di acquisto, che dovrà essere stata pagata con strumenti tracciabili).

Ma, come ti ho anticipato all’inizio, esiste un’altra opzione: la procedura web messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate per l’emissione del documento. Vediamo cos’è e come funziona.

La procedura web 

La procedura web realizzata dall’Agenzia delle Entrate è gratuita ed è accessibile sul portale per tutti coloro che hanno un collegamento internet e le credenziali di accesso: si può entrare tramite Spid (il Sistema pubblico di identità digitale) o con Cns (la Carta nazionale dei servizi) ed anche con i classici sistemi Entratel e Fisconline di cui ormai quasi tutti i contribuenti – almeno quelli che sono titolari di partita Iva – sono o dovrebbero già essere dotati.

A questo punto, una volta entrati nel portale dell’Agenzia, bisognerà selezionare l’area “Fatture e corrispettivi“. Si entra così in una pagina che consente di compilare lo scontrino elettronico: per farlo, bisognerà inserire tutti i dati dell’operazione effettuata, dunque il prodotto, la quantità, il prezzo, l’aliquota Iva e l’importo pagato dal cliente. La procedura consente anche di inserire anche eventuali sconti e di inserire i corrispettivi non riscossi (in caso di acquisto regalo, il prezzo pagato sarà oscurato nel documento commerciale da consegnare).

Per favorire l’uso della procedura e per velocizzare le operazioni ricorrenti (pensa alle prestazioni abituali o ai prodotti tipici e più venduti della tua attività), si può creare una rubrica di prodotti e di servizi in cui memorizzare le proprie descrizioni; al momento dell’utilizzo basterà selezionarle dalla lista precompilata, anziché doverle inserire nuovamente di volta in volta.

Un grosso vantaggio della procedura web è quello di essere disponibile anche da smartphone e da tablet: non è, dunque, necessario avere un computer fisso, ma si potrà utilizzare dal proprio telefono cellulare in qualsiasi località, purché ovviamente ci sia un collegamento ad internet attivo.

La procedura web richiede una connessione di rete che funzioni nel momento in cui si compila lo scontrino telematico e si emette il documento commerciale da consegnare al cliente; il registratore di cassa telematico, invece, può essere attivato anche solo una volta al giorno, al momento della chiusura della cassa, per trasmettere i corrispettivi realizzati nella giornata all’Agenzia delle Entrate in un unico flusso di dati.

Il registratore telematico funzionerà senza necessità di essere collegato alla rete internet al momento di emettere ciascun documento commerciale da consegnare al cliente, perché i dati saranno memorizzati e conservati nel dispositivo fin quando non ci si connetterà per trasmetterli.

Registratore o procedura web: quale scegliere?

Fermo restando che la scelta tra le due opzioni è libera, in linea di massima il registratore telematico è lo strumento più adatto per i commercianti al dettaglio che utilizzano già un registratore di cassa tradizionale ed anche per gli artigiani che rilasciano ricevute con una certa frequenza. Dunque, se nella tua attività commerciale o artigianale effettui parecchie operazioni (non importa se grandi o piccole, conta il numero) ti converrà dotarti di un registratore telematico.

Se, invece, effettui poche operazioni giornaliere – può essere il caso di piccoli negozi al dettaglio, di alcuni lavori autonomi e di artigiani come i falegnami, gli idraulici, gli elettricisti, i carrozzieri, i meccanici e riparatori di autoveicoli – oppure hai una struttura dislocata in diversi punti vendita o di prestazione di servizi, anche con consegne o esecuzione di lavori al domicilio dei clienti, potrebbe essere più adatta per te la procedura web che, come abbiamo visto, è gratuita e necessita solo delle credenziali di accesso e di uno smartphone con connessione internet.

Un fattore da considerare è anche il tempo a disposizione per compilare il documento: se ne hai poco, perché nel tuo esercizio c’è un susseguirsi di clienti, dovrai scegliere il registratore telematico, se invece ne hai di più perché l’unico cliente è quello che hai di fronte in quel momento e non ce ne sono altri in fila dietro, non hai un grosso bisogno del dispositivo e puoi preferire la procedura web.

Tieni presente che è anche possibile una soluzione mista: potresti cioè avere un registratore telematico ed utilizzare in determinati casi la procedura web, ad esempio il primo installato nel punto vendita principale, mentre la seconda potrà essere utilizzata da negozi secondari o da collaboratori che effettuano le consegne o le prestazioni a domicilio.

In entrambi i casi, il cliente riceverà comunque – al posto del vecchio scontrino e della ricevuta fiscale, che scompaiono – un documento commerciale, che certificherà l’acquisto ed il pagamento effettuati e servirà come garanzia, ma non avrà valenza fiscale; per essa servirà lo scontrino elettronico, che potrà essere emesso in uno dei due modi che ti abbiamo indicato, cioè con il registratore telematico o con la procedura web.

Il sistema, infatti, produce sempre, a prescindere dal metodo utilizzato, un documento commerciale dotato di un numero identificativo e progressivo. Esso andrà consegnato al cliente, in formato in pdf (non più modificabile dopo l’emissione, salvi i casi di errori nella compilazione da gestire con una procedura separata di annullamento). Il cliente potrà riceverlo su carta o se preferisce via e-mail o anche su Whatsapp.

Dunque, anche la possibilità di stampa incide nella scelta che l’esercente dovrà fare: il registratore di cassa è predisposto per farla, mentre la procedura telematica la consente solo se il pc è dotato di stampante o se lo smartphone o il tablet hanno la possibilità di connettersi a un dispositivo di stampa nell’immediato; ma la clientela potrebbe preferire la consegna con posta elettronica o WhatsApp e allora la stampa non sarà necessaria.

Un’altra opzione: la fattura elettronica

Se i sistemi che ti abbiamo indicato finora, per qualche ragione, non ti soddisfano, devi sapere che esiste ancora un altro modo valido per soddisfare l’obbligo di trasmissione telematica dei corrispettivi incassati: si tratta dalla fattura elettronica, che è già in vigore da un anno (l’obbligo di emetterla è scattato il 1° gennaio 2019) e può sostituire sia il registratore di cassa telematico sia la procedura web di cui abbiamo parlato finora. Se emetti fattura, infatti, non dovrai emettere lo scontrino elettronico.

Se preferisci, potrai decidere di emettere direttamente la fattura elettronica ai tuoi clienti e così sarai automaticamente sollevato dall’obbligo dello scontrino telematico o delle sue alternative. Del resto, se sei un commerciante al dettaglio, già sai di essere tenuto ad emettere la fattura elettronica se il cliente la richiede al momento di effettuazione dell’operazione; dunque da almeno un anno dovresti essere attrezzato in questo ambito.

Infine, se sei un contribuente in regime forfettario ricorda che non sei tenuto all’emissione della fattura in formato elettronico (tranne che per le prestazioni rese alle pubbliche amministrazioni) e così potrai continuare, se preferisci, ad emetterle cartacee.

Fonte articolo: sito web La Legge Per Tutti del 30/12/2019, autore Paolo Remer, url https://www.laleggepertutti.it/352009_scontrino-elettronico-senza-registratore-di-cassa-come-fare?fbclid=IwAR0KTp2VEQSHCGo9DUkWUkvaPBF7GGg2W_9nE2TONCif7LA0UqeEymggT-U

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